TEXT函数是Excel中使用频率非常高的文本函数之一，它可以轻松通过格式代码将数据转换成自己想要的格式。TEXT函数的语法结构十分简单，如图所示。

搞清楚TEXT函数与自定义数字格式的区别

TEXT函数的作用类似于Excel中的自定义数字格式，且TEXT函数的第2参数“format_text”与自定义数字格式的代码完全一致，可以说TEXT函数就是函数版的自定义数字格式。但这并不意味着TEXT函数能完全代替自定义数字格式，或者自定义数字格式能完全代替TEXT函数，因为二者还是有所区别的，如图所示。

在如图4-41所示的区别中，第（3）点是TEXT函数与自定义数字格式最本质的区别，也是最难理解的。下面将通过一个例子来对第（3）点区别进行详细讲解。打开如图4-42所示的表格（路径：同步学习文件＼素材文件＼第4章＼10月销售额.xlsx），“总销售额”列中的数据有些没带小数，有些带了1位小数，有些带了2位小数。

如图4-42所示表格E2单元格中显示的数据是“52628.79”，E2单元格在编辑栏中显示的数据也是“52628.79”，但通过自定义数字格式将E2:E8单元格区域中的数据设置为不带小数的整数后，可以看出，尽管E2单元格中显示的数据是“52629”（不带小数时，如果源数据带有小数位数，那么取消小数显示时，会四舍五入），但E2单元格在编辑栏中显示的数据没有发生任何变化，还是“52628.79”，效果如图4-43所示。

当使用TEXT函数对数据格式进行转换时，数据的显示样式和数据本身都会发生相同的变化。如果将“总销售额”列数据转换为不带小数的整数，则只需要在F2单元格中输入公式“=TEXT(E2,"0")”，然后向下填充公式，即可将E2:E8单元格区域中的数据转换成整数，效果如图4-44所示。

因为编辑栏中显示的是公式，所以并不能看出单元格中数据和编辑栏中数据之间的区别，此时可将F2:F8单元格区域中的结果复制粘贴（以数值形式粘贴）到E2:E8单元格区域中，即可看到单元格和编辑栏中显示的数据完全一致，而且单元格中数据将由数值型变成文本型，效果如图4-45所示。

2，随意转换日期和时间格式

使用TEXT函数可以将日期和时间转换成指定格式的日期和时间显示方式。但在进行转换前，首先需要了解各种常用的日期和时间格式代码，以便我们能更快地设置TEXT函数的第2参数“format_text”，常用的日期和时间格式代码如表4-4和表4-5所示。

例如，如图4-46所示为某公司10月1日加班统计表（路径：同步学习文件＼素材文件＼第4章＼员工加班统计表.xlsx），需要先计算出每位员工的加班时数，并以“h小时mm分钟”时间格式显示。

要以指定格式显示加班时数，需要先用公式计算出加班时数，再用TEXT函数对计算结果进行格式转换。如果要计算“卢轩”的加班时数，则需要在G2单元格中输入公式“=TEXT((F2-E2),"h小时mm分钟")”，按【Enter】键即可。向下填充公式，可计算出其他员工的加班时数，并按指定时间格式显示，效果如图4-47所示。

指定数据位数进行填充

在Excel中制作某些表格时，需要将某些数据以指定位数显示，如工号。如果原数据的数据位数达不到指定的位数，就需要用占位符0来补足。一个占位符0占据一个字符的位置，TEXT函数格式代码中有多少个占位符0，第1参数的数字就会显示多少位。

例如，如图4-49所示为某公司员工基本信息表（路径：同步学习文件＼素材文件＼第4章＼员工基本信息表.xlsx），如果想要根据A列中的数据生成指定以“AT”开头的6位数工号（“AT”是公司的简称），除自定义数字格式外，还可通过TEXT函数来完成。

如果要将序号“1”显示为“AT0001”，则需要在B2单元格中输入公式“=TEXT(A2,"AT0000")”，按【Enter】键即可得到6位数显示的标准工号。要想其他员工的工号也以6位数显示，就需要向下填充公式，效果如图4-50所示。

轻松替代IF函数实现条件判断

TEXT函数在某些场合可以代替IF函数解决条件判断的问题。但进行判断时，TEXT函数的格式代码默认分为4个条件区段，各区段之间必须用半角分隔号（;）间隔，前面3个区段只能用于设置数据的格式，第4个区段用于设置文本的格式，如图4-51所示。

例如，如图4-52所示为某公司员工参加培训后的考核成绩（路径：同步学习文件＼素材文件＼第4章＼培训评定表.xlsx），现在需要根据培训成绩进行等级评定，评定标准是：大于或等于85分为“优秀”，大于或等于60分为“及格”，小于60分为“不及格”。那么，如何使用TEXT函数进行判断呢？

可以根据如图4-53所示的流程来进行判断，其判断思路如图4-54所示。

如果要对“韩梦”的培训成绩等级进行评定，则需要在D2单元格中输入公式“=TEXT(C2,"[>=85]优秀;[>=60]及格;不及格;成绩无效")”，按【Enter】键即可显示出评定结果。向下填充公式，可评定出其他员工的等级，效果如图4-55所示。

TEXT函数的条件区段并不是固定的，可以根据实际情况减少条件区段，但不能增加。例如，如图4-56所示为面试成绩表（路径：同步学习文件＼素材文件＼第4章＼面试成绩.xlsx），当需要根据笔试成绩来判断员工是否通过面试时，也可使用TEXT函数来判断，因为其结果只有“是”和“否”两个，所以我们只需要使用两个区间，一个是判断成立返回“是”，另一个是判断不成立返回“否”。其判断思路如图4-57所示。

根据如图4-57所示的判断思路可以得出：如果要判断“王瑞”是否通过面试，则可在C2单元格中输入公式“=TEXT(B2,"[>=75]是;[<75]否"”，按【Enter】键即可显示出面试结果。向下填充公式，可得出其他员工的面试结果，效果如图4-58所示。